📎Modifier & Annuler une facture

Cas 1 : La facture est provisoire

Une nouvelle facture est toujours créée en mode provisoire.

👉 Vous pouvez alors la modifier ou la supprimer sans aucune contrainte

👉 La facture provisoire comporte un numéro provisoire, commençant par le symbole "$", la suppression n'aura donc aucun impact sur votre numérotation officielle et ne créera pas "de trou de numérotation"

👉 Une facture reste provisoire tant que vous ne l'avez pas validée en cliquant sur le bouton "Finaliser la facture".

Cas 2 : La facture est validée

Supprimer une facture

Conformément aux règles fiscales et comptables, il n'est pas possible de supprimer une facture validée. Vous devez l'annuler par un avoir.

Annuler une facture

1️ Ouvrez la facture à annuler

2️ Cliquez à droite de la page sur le bouton "Annuler par un avoir"

3️ Un avoir sera automatiquement créé, et annulera comptablement la facture

Attention : l'annulation n'est pas réversible, vous ne pourrez pas "annuler l'avoir". Si vous vous être trompé, vous devrez simplement refaire la facture annulée.

Modifier une facture

La modification d'une facture validée est très encadrée par la loi.

Cette modification crée d'office une facture dite "rectificative" :

• Son numéro sera suffixé d'un "- R" et du numéro de "révision" (par exemple : F-230018-R1)

• Le PDF portera la mention "Annule et remplace la facture ..."

Toutes les factures rectificatives seront enregistrées, historisées et archivées, et visibles par l’administration en cas de contrôle fiscal.

Pour modifier une facture :

1️ Ouvrez la facture à modifier

2️ Cliquez à droite de la page sur le bouton "Modifier la facture"

3️ Saisissez le motif de la modification. Ceci pourra vous être très utile en cas de contrôle fiscal (même dans plusieurs années) pour justifier de cette modification, que vous aurez peut-être oublié d'ici là, et éviter ainsi toute suspicion de fraude.

4️ La facture passe en mode correction, vous pouvez la modifier

Comment modifier le nom ou adresse du client, du chantier, ou une ligne d'ouvrage / de travaux ?

5️ Une fois les modifications effectuées, finalisez à nouveau la facture.

La modification d'une facture ne permettra ni de la supprimer, ni de modifier son numéro, ou encore de modifier sa date d'émission.

Cas particuliers & Exemples

👉 "Je souhaite modifier / supprimer une facture annulée, ou un avoir d'annulation"

Il n'est pas possible de modifier ou supprimer une facture annulée, ou un avoir d'annulation. Vous pouvez cependant refaire la facture annulée, puis refaire l'avoir d'annulation, si vous souhaitez y appliquer des modifications, avant de la finaliser.

👉 "Je souhaite modifier mon devis, mais une ou plusieurs factures ont déjà été réalisées"

Dans ce cas, il vous faut annuler par un avoir la ou les factures émises ensuite, pour pouvoir revenir au devis, le passer au statut "à l'étude", et y appliquer les modifications souhaitées.

1️ Depuis le devis, les factures liées sont affichées à droite de la page. Cliquez sur la dernière facture en date émise, pour y accéder

2️ Une fois sur la facture, cliquez sur le bouton "Annuler par un avoir". Validez cet avoir d'annulation.

Recommencez l'opération si plusieurs factures ont été émises depuis le devis

3️ Revenez sur le devis, et passez son statut "à l'étude"

4️ Appliquez les modifications souhaitées

5️ Une fois les modifications effectuées, refaites la ou les factures de situation à partir du devis modifié et transmettez le tout à votre client.

Comment modifier le nom ou adresse du client, du chantier, ou une ligne d'ouvrage / de travaux ?

👉 "Je souhaite modifier une facture d'acompte, mais une facture de travaux / de situation a déjà été réalisée pour ce chantier"

Le logiciel vous indique que la modification de cette facture d'acompte est impossible, car une autre facture a été émise depuis, pour le même chantier.

Il vous faut alors annuler par un avoir la dernière facture émise (facture de travaux / de situation), pour pouvoir revenir à la facture d'acompte et enfin la modifier.

1️ Depuis la facture d'acompte, les factures liées sont affichées à droite de la page. Cliquez sur la dernière facture en date émise, pour y accéder

2️ Une fois sur la facture de travaux / de situation, cliquez sur le bouton "Annuler par un avoir". Validez cet avoir d'annulation

3️ Revenez sur la facture d'acompte, et cliquez sur le bouton "Modifier la facture". Saisissez le motif de la modification. Ceci pourra vous être très utile en cas de contrôle fiscal (même dans plusieurs années) pour justifier de cette modification, que vous aurez peut-être oublié d'ici là, et éviter ainsi toute suspicion de fraude

4️ La facture passe en mode correction, vous pouvez la modifier

5️ Une fois les modifications effectuées, finalisez à nouveau la facture

6️ Refaites la facture de travaux / de situation à partir de la facture d'acompte, modifiez les informations si nécessaire, avant de la valider et de transmettre le tout à votre client.

Comment modifier le nom ou adresse du client, du chantier, ou une ligne d'ouvrage / de travaux ?

👉 "Je souhaite modifier une facture de situation, mais une autre facture de situation a déjà été réalisée pour ce chantier"

Le logiciel vous indique que la modification de cette facture est impossible, car une autre facture a été émise depuis, pour le même chantier.

Il vous faut alors annuler par un avoir la dernière facture émise pour pouvoir revenir à la facture de situation à modifier.

Si vous souhaitez modifier la facture de situation n°1 et que vous avez depuis émis les factures de situation n°2 et n°3, il vous faudra alors d'abord supprimer la n°3, puis la n°2, pour enfin pouvoir modifier la situation n°1.

1️ Depuis la facture, les factures liées sont affichées à droite de la page. Cliquez sur la dernière facture émise pour y accéder

2️ Une fois sur la facture de situation, cliquez sur le bouton "Annuler par un avoir". Validez cet avoir d'annulation.

Recommencez l'opération si plusieurs factures de situations ont été émises après la facture à modifier

3️ Revenez sur la facture de situation précédente, et cliquez sur le bouton "Modifier la facture". Saisissez le motif de la modification. Ceci pourra vous être très utile en cas de contrôle fiscal (même dans plusieurs années) pour justifier de cette modification, que vous aurez peut-être oublié d'ici là, et éviter ainsi toute suspicion de fraude

4️ La facture passe en mode correction, vous pouvez la modifier

5️ Une fois les modifications effectuées, finalisez à nouveau la facture

6️ Refaites la ou les factures de situation à partir de la facture modifiée, modifiez les informations si nécessaire, avant de la / les valider et de transmettre le tout à votre client.

Comment modifier le nom ou adresse du client, du chantier, ou une ligne d'ouvrage / de travaux ?

"Je souhaite modifier ou annuler une facture, mais un règlement a déjà été saisi"

Dans ce cas, il faut annuler le(s) règlement(s) avant de modifier ou annuler la facture :

1️ Cliquez sur le règlement, à droite de la facture ouverte

2️ Récupérez les informations de règlement, afin de pouvoir les ressaisir ultérieurement

3️ Cliquez sur le bouton "Annuler le règlement"

4️ Procédez à la modification de la facture comme expliqué dans les cas précédents

Attention : si la facture est dans un des cas précédent, annuler le règlement ne permettra pas de la modifier ou de l'annuler, reportez-vous à ces cas particuliers pour savoir comment procéder.

👉 "Je souhaite annuler /supprimer une facture de test"

Une facture de test ne peut être ni modifiée, ni supprimée, mais elle peut être annulée par un avoir.

💡 Pour faire disparaître les factures de test de la liste des factures, activez le filtre "Masquer les factures de test" à droite de la liste des factures.

👉 Comment modifier le nom ou adresse du client sur une facture ?

Votre client vous fait remarquer que le nom auquel vous adressez la facture n'est pas correct, mais la facture est déjà validée.

Préférez revenir au devis pour que tous vos documents soient "conformes", mais il vous est possible de ne modifier que la / les factures.

Une fois le devis ou la facture rendus modifiables :

1️ Ouvrez la fiche client, depuis le menu "Tiers > Clients", puis modifiez les informations nécessaires. Enregistrez.

2️ Revenez sur le devis ou la facture rendue modifiable, puis cliquez sur le bouton "Modifier" dans le cadre Client

3️ Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du nom du client, même s'il s'agit du même qu'auparavant

4️ Sélectionnez le bon client dans les choix proposés par le logiciel

5️ Cliquez sur le bouton vert "Appliquer ce client à cette facture" :

👉 Comment modifier le chantier affecté à une facture ?

Vous vous êtes trompé de chantier, ou des informations sont incorrectes, mais la facture est déjà validée.

Préférez revenir au devis pour que tous vos documents soient "conformes", mais il vous est possible de ne modifier que la / les factures.

Une fois le devis ou la facture rendus modifiables :

1️ Si les informations du chantier sont erronées : Ouvrez la fiche chantier, depuis le menu "Affaires > Chantiers", puis modifiez les informations nécessaires. Enregistrez.

2️ Revenez sur le devis ou la facture rendue modifiable, puis cliquez sur le bouton "Modifier" dans le cadre Chantier

3️ Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du nom du chantier, même s'il s'agit du même qu'auparavant

4️ Sélectionnez le bon chantier dans les choix proposés par le logiciel

5️ Cliquez sur le bouton vert "Appliquer ce chantier et son client à cette facture", les données client de la facture seront alors également mises à jour :

👉 Comment modifier une ligne d'ouvrage / de travaux sur une facture ?

Vous vous êtes trompé de dénomination d'ouvrage, de chiffrage / prix, vous avez oublié une ligne de travaux au devis, mais la facture est déjà validée.

Pour que votre facturation soit claire, et juridiquement conforme, il est nécessaire d'établir un avenant.

L'avenant vous permettra de mettre en évidence les modifications effectuées, et de mettre à jour le montant du marché, pour une facturation claire, pour vous comme pour votre client.

Un avenant doit être accepté et signé par votre client, tout comme un devis.

Cliquez ici pour apprendre à créer, puis facturer un avenant.